Conservazione video di sorveglianza: il limite dei 7 giorni

di Marco Soffientini, Avv. Marco Soffientini, Docente Università degli Studi di Roma UnitelmaSapienza; esperto di Privacy e Diritto delle Nuove Tecnologie; Privacy Officer certified in accordo a ISO/IEC 17024:2003; Coordinatore Nazionale Comitato Scientifico Federprivacy; membro dell’Istituto Italiano per la Privacy; membro Comitato di Delibera TUV Italia per lo schema CDP e docente Ethos Academy www.ethosacademy.it

Nel momento in cui scrivo il mondo è scosso da un altro attentato avvenuto in Francia. Un camion, sbucato all’improvviso sulla Promenade des Anglais, il lungomare di Nizza, ha travolto ed ucciso decine di persone. La polizia sta vagliando le immagini degli impianti di videosorveglianza per capire da dove sia partito. Purtroppo questo è un tragico caso che evidenzia, una volta di più, l’importanza che le immagini degli impianti di videosorveglianza, sia pubblici che privati, assumono per finalità investigative. Ma un impianto di videosorveglianza per quanto tempo può conservare le immagini? Cerchiamo di fornire una risposta completa secondo la legislazione italiana.

La disciplina privacy (art. 11, comma 1, lett. e) d.lgs n.196/2003 c.d. Codice Privacy) stabilisce che la conservazione delle informazioni, in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato, non superi il periodo di tempo necessario agli scopi per i quali esse sono state raccolte o successivamente trattate. Con provvedimento generale 08.04.2010, che come si legge nella relazione 2015 dell’Autorità Garante è in fase di revisione e aggiornamento (vedi pag. 123), vengono fornite dettagliate indicazioni in merito all’utilizzo di sistemi di videosorveglianza, prevedendo la conservazione delle immagini per il tempo necessario a raggiungere la finalità perseguita e, precisamente, che la conservazione delle immagini debba essere limitata al massimo alle ventiquattro ore successive alla rilevazione e che solo in alcuni casi possa ritenersi ammesso un tempo più ampio di conservazione dei dati, che non superi comunque la settimana. In dettaglio, il paragrafo 3.4 del suindicato provvedimento prevede che: la conservazione deve essere limitata a poche ore o, al massimo, alle ventiquattro ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel caso in cui si deve aderire ad una specifica richiesta investigativa dell'autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria. Solo in alcuni casi, per peculiari esigenze tecniche (mezzi di trasporto) o per la particolare rischiosità dell'attività svolta dal titolare del trattamento (ad esempio, per alcuni luoghi, come le banche, può risultare giustificata l'esigenza di identificare gli autori di un sopralluogo nei giorni precedenti una rapina), può ritenersi ammesso un tempo più ampio di conservazione dei dati che, sulla scorta anche del tempo massimo legislativamente posto per altri trattamenti, si ritiene non debba comunque superare la settimana. Una particolare motivazione, che configura un’ipotesi di “speciale esigenza”, idonea a richiedere un allungamento dei tempi di conservazione, concerne i fatti criminosi, come, ad esempio, le rapine. Numerose sono le pronunce in tal senso, che hanno previsto un allungamento dei tempi di conservazione in relazione proprio alle ripetute rapine o furti subiti dagli esercizi commerciali. Con Provv. 04.07.2013 [doc. web n. 2577203] il Garante ha affermato che la dichiarata conservazione delle immagini per 78 ore risulta, con riguardo al caso di specie, commisurata "al tempo necessario - e predeterminato - a raggiungere la finalità perseguita (art. 11, comma 1, lett. e),del Codice)" tenuto conto di quanto dichiarato, anche ai sensi dell'art. 168 del Codice, circa le ripetute rapine subite dall'esercizio commerciale che costituiscono, quindi, "speciali esigenze di ulteriore conservazione" dei dati (cfr. Provv. 8 aprile 2010, cit., punto 3.4). Si veda anche Provv. 04.07.2013 [doc. web n. 2577227]: la dichiarata conservazione delle immagini per 36 ore risulta, con riguardo al caso di specie, commisurata "al tempo necessario - e predeterminato - a raggiungere la finalità perseguita (art. 11, comma 1, lett. e),del Codice)" tenuto conto di quanto dichiarato, anche ai sensi dell'art. 168 del Codice, circa i "numerosissimi furti e rapine" subite dall'esercizio commerciale che costituiscono, quindi, "speciali esigenze di ulteriore conservazione" dei dati (cfr. Provv. 8 aprile 2010, cit., punto 3.4).

NEL PUBBLICO: I COMUNI

Premesso che il paragrafo 5.2. del provvedimento 08.04.2010 precisa che i soggetti pubblici sono tenuti a rispettare, al pari di ogni titolare di trattamento effettuato tramite sistemi di videosorveglianza, i principi enunciati nel presente provvedimento, il paragrafo 3.4.3 afferma che per i comuni, e nelle sole ipotesi in cui l'attività di videosorveglianza sia finalizzata alla tutela della sicurezza urbana, il termine massimo di durata della conservazione dei dati sia limitato "ai sette giorni successivi alla rilevazione delle informazioni e delle immagini raccolte mediante l'uso di sistemi di videosorveglianza, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione".

NEI LUOGHI DI LAVORO

In una nota del 02 agosto 2013 di chiarimenti sull’interpretazione del par. 3.4 del provvedimento generale in materia di videosorveglianza 08.04.2010, l’Autorità Garante ha affermato che: la concreta valutazione dei tempi [nda di conservazione] – comunque infrasettimanali – reputati necessari per la conservazione delle immagini è direttamente rimessa al titolare del trattamento che, al riguardo, assume ogni responsabilità; ciò, ovviamente, tranne che nell’ipotesi in cui dall’installazione degli impianti audiovisivi all’interno dell’azienda possa derivare, seppur in via indiretta, un controllo a distanza sull’attività lavorativa: nel qual caso si rende necessario espletare anche le procedure di cui all’art. 4 della legge n. 300/1970. Pertanto, in assenza di accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, i tempi di conservazione delle immagini debbono essere fissati – anche oltre le 24 ore, purché non oltre la settimana – dalle direzioni del lavoro territorialmente competenti, anche alla luce dei principi stabiliti dall’art. 11 del Codice.

CONSERVAZIONE SUPERIORE ALLA SETTIMANA

Sia per il settore privato che per quello pubblico, un tempo di allungamento superiore alla settimana necessita di una richiesta al Garante (c.d. verifica preliminare ai sensi dell’art. 17 del Codice Privacy), avendo cura di evidenziare l’eccezionalità della richiesta rispetto al principio di proporzionalità. Tale richiesta deve essere adeguatamente motivata con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità (Vedi Provv. 21.03.2012, doc. web n. 1893723). Si rammenta che il termine di durata di una verifica preliminare è stabilito dal regolamento interno dell’Autorità n. 2/2007 ed è fissato in 180 giorni (Tabella “B”). Il termine può essere sospeso in caso di note di chiarimenti formulate dall’Autorità e decorre nuovamente dalla data di scadenza del termine fissato nella suddetta nota. Non si applica il silenzio assenso.

CANCELLAZIONE DEI DATI

Al termine del periodo di conservazione, i dati devono essere cancellati secondo la prescrizione indicata dal provvedimento 08.04.2010. Il sistema impiegato deve essere programmato in modo da operare al momento prefissato l'integrale cancellazione automatica delle informazioni allo scadere del termine previsto da ogni supporto, anche mediante sovra-registrazione, con modalità tali da rendere non riutilizzabili i dati cancellati. In presenza di impianti basati su tecnologia non digitale o comunque non dotati di capacità di elaborazione tali da consentire la realizzazione di meccanismi automatici di expiring dei dati registrati, la cancellazione delle immagini dovrà comunque essere effettuata nel più breve tempo possibile per l'esecuzione materiale delle operazioni dalla fine del periodo di conservazione fissato dal titolare. (Provv. 08.04.2010 doc. web n. 1712680, § 3.4.).

SANZIONI

Il provvedimento generale in materia di videosorveglianza 08.04.2010 è di natura prescrittiva, in quanto emanato dall’Autorità ai sensi dell’articolo 154 comma 1, lett. c del d.lgs n.196/2003, ed è assoggettato alle sanzioni previste dall’articolo 162, comma 2 ter (da euro 30.000 a euro 180.000). Il mancato rispetto dei tempi di conservazione delle immagini raccolte e del correlato obbligo di cancellazione delle stesse, oltre il termine previsto, comporta l'applicazione della sanzione amministrativa stabilita dall'art. 162, comma 2-ter, del Codice. Per quanto concerne la mancata domanda di verifica preliminare, l'art. 162, comma 2-bis prevede che in caso di trattamento di dati personali effettuato in violazione delle disposizioni indicate nell'art. 167 (che al comma 2 comprende anche l'art. 17) sia applicata in sede amministrativa, in ogni caso, la sanzione pecuniaria da ventimila a centoventimila euro.