Controllo accessi e rilevazione presenze: convivenza (quasi) perfetta

della Redazione

Controllo accessi e gestione presenze, oltre a vivere sotto lo stesso tetto, hanno molte cose in comune. A iniziare dagli utenti da controllare e dalla tecnica con la quale riconoscerli (badge, transponder ecc.). Il primo ha come missione la sicurezza fisica, il secondo quella di dare un aiuto concreto nella gestione delle risorse umane. Oggi i due sistemi operano per lo più ognuno per conto proprio, a volte condividono la base dei dati, raramente sono integrati in un’unica soluzione. Come per l’antintrusione e l’antincendio, la via dell’integrazione è irta d’ostacoli ma almeno in questo caso la coppia parla (quasi) la stessa lingua.

La gestione informatizzata delle presenze al lavoro rappresenta uno dei tasselli essenziali nel management delle risorse umane. Si tratta, in particolare, di una delle applicazioni di software gestionale più complesse e sofisticate in assoluto per via delle numerose regole legate alla disciplina del lavoro e soprattutto per la varietà dei regolamenti aziendali in gioco. Un sistema elettronico di gestione presenze consente, in sintesi, di acquisire gli orari di entrata e uscita dei lavoratori (timbrature), rendere disponibile (in tempo reale o in differita) la lista dei presenti e assenti (e ritardatari), “quadrare” le ore lavorate, mettere in evidenza le “anomalie” rispetto a quanto atteso, gestire le assenze e le eccedenze (ferie, permessi, malattie, straordinari ecc.). E ancora: calcolare le ore totali secondo determinate regole e suddividerle per classi di retribuzione, trasferire i dati mensili alla procedura paghe per l’elaborazione dei salari e degli stipendi, offrire un’ampia scelta di report storici e statistici.  

I punti di contatto

Un sistema elettronico di controllo accessi, oltre a convivere sotto lo stesso tetto, ha molte cose in comune con la gestione delle presenze. A iniziare dagli utenti coinvolti. I controlli da effettuare in automatico, infatti, se si escludono gli ospiti e i visitatori, riguardano gli stessi lavoratori: da un lato ai fini della sicurezza fisica, dall’altro sotto il profilo contabile e gestionale. Così come è quasi sempre in comune ai due impianti la credenziale di riconoscimento (badge, transponder ecc.): negli accessi per permettere di eseguire, una volta riconosciuto l’utente, le verifiche logiche, spaziali e temporali prima di autorizzare o negare il transito (chi, dove, quando); nelle presenze per acquisire l’orario di inizio e fine lavoro con l’eventuale causale di timbratura (permesso, missione ecc.). A volte anche l’hardware specializzato è condiviso da entrambi i sistemi: un’unità di controllo accessi installata su un tornello, ad esempio, può registrare le timbrature così come un terminale di rilevazione presenze può nel contempo aprire la porta.

Gemelli diversi

Il fatto che i due sistemi abbiano molti aspetti in comune (database anagrafico, credenziale di accesso ecc.) potrebbe indurre a ritenere che la soluzione integrata sia quella ottimale ovvero che sarebbe meglio disporre di un unico sistema capace di assolvere entrambi i compiti. Non è così. Intanto vi sono enti e imprese che non gestiscono le presenze al lavoro (o lo fanno in modo manuale tradizionale) mentre, al contrario, hanno stringenti esigenze di sicurezza nel controllo degli accessi. Così come vi sono aziende in cui la gestione delle presenze è prioritaria e non sanno cosa farsene del controllo accessi. In altri contesti, infine – per ragioni storiche, divisione di compiti ecc. – i due sistemi devono essere indipendenti, di pari importanza o con uno dei due che prevale di gran lunga sull’altro.

La parte del leone

Se di integrazione si deve parlare, allora è il sistema di gestione presenze che deve fare la parte del leone, ossia incorporare gli accessi. Per un verso questa soluzione ha il vantaggio di avere un unico database condiviso e di regolare gli ingressi in accordo con i profili orari dei lavoratori (specie nelle imprese con turnazioni), per l’altro verso limita di molto le potenzialità offerte da un controllo accessi indipendente ed evoluto in quanto gran parte di queste funzioni appaiono quasi marziane agli occhi di chi si occupa di salari e stipendi tutto il giorno. Sul fronte opposto, un sistema elettronico di controllo accessi ha ben poco da offrire alla gestione delle presenze, se non raccogliere le timbrature su determinati varchi e trasferirle altrove. Una soluzione intermedia, con i pro e i contro (che non mancano mai), è l’adozione di due sistemi separati che condividano, oltre alla tecnica d’identificazione, un unico database anagrafico (generalmente quello delle presenze), si condizionino a vicenda ove è necessario, concorrano alla formazione della lista dei presenti in tempo reale.

Il sistema che verrà

La soluzione ottimale è di là da venire. Qualche tentativo, in verità, c’è già ma è molto carente sul fronte degli accessi. La tecnologia informatica sta lentamente evolvendo, anche in ambito PMI, verso l’offerta di soluzioni capaci di gestire le risorse umane a 360 gradi considerando, oltre alle presenze, anche curricula, piani formativi, DPI e altre dotazioni, gli automezzi aziendali, la sorveglianza sanitaria ecc. Nell’integrare gli accessi è necessario tener conto delle molteplici funzionalità offerte dagli attuali sistemi più evoluti, e non limitarsi, come avviene oggi, al classico clic da dare alla serratura per aprire la porta.

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